電子帳簿保存法における認められる保存、認められない保存

ここで電子帳簿保存法においては、電子データによる保存とスキャナによる保存に分けられます。

スキャナによる保存とは、一度紙媒体で出力した書類を画像取り込みして保存する方法ですが、領収書、見積書、請求書等の保存方法として認められています。

また、現金出納帳や総勘定元帳などの帳簿や決算書などは、電子データによる保存は認められていますが、スキャナによる保存は認められていません。

従って、青色申告特別控除において65万円控除の要件を満たす電子帳簿保存とは、仕訳帳や総勘定元帳の電子データによる保存であると考えられます。

電子データ保存要件

電子帳簿保存法における帳簿の電子データ保存の要件としては、

• 記録事項の訂正・削除を行った場合のこれらの事実及び内容を確認できること
• 通常の業務処理期間を経過した後の入力履歴を確認できること
• 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
• システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること

となっています。

また、検索機能として、日付又は金額の範囲指定により検索できること、二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できることとなっており、この電子データの保存場所においては、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できることとされています。

電子帳簿の保存場所

また電子帳簿書類の処理及び保存場所については、電子帳簿保存法において保存義務者が主体となってその責任において電子計算機を使用して作成することとされており、電子計算機処理は必ずしも保存義務者自身によって行われる必要はなく、会計事務所や記帳代行業者に委託している場合もこれに含まれることとなりますが、保存場所については納税地でなければならないため必然的に電子計算機等は納税地に存在しなければならないということになると考えられます。

電子帳簿保存の要件

これらの要件について見てきますと、これまでと同じように税務調査ができるような環境にしておいてもらえれば紙ベースでの保存ではなくてデータでの保存でもいいですよといった方針であると考えられます。

つまり、複式簿記の原則である帳簿組織の要件を満たし、一定期間後の改ざんが防止され、ＰＣ上であったとしても調査場所で従来と同じように帳簿が閲覧できるように環境が整っていれば文句は言いません、といったニュアンスを感じ取ることができます。

また、記帳の適時性といった意味で、その運用に当たってはその業務処理に係る通常の処理期間、つまり、事務処理終了後のデータの入出力を行うまでは、最長でも２月以内で行うよう規定されています。

つまり、あまり期間を置いてから入力されたデータではその真実性が薄れてしまうといった懸念からでしょう。

国税関係帳簿はいつから備付けを開始する？　

また、電子帳簿保存によるときは、原則として、国税関係帳簿の備付けを開始する日の3月前の日までに所轄税務署長に対して申請書を提出しなければならないこととされています。

ただし、個人が年の中途に新たに不動産所得を生ずべき業務を開始したような場合には、その業務開始の日から5月を経過する日までの間に備付けを開始する国税関係帳簿であるときは、その業務開始の日以後2月を経過する日までに申請書を提出すればよいこととされています。

ここにおいて国税関係の帳簿書類の備付けを開始する日とは、個人事業者が継続的に事業を行っている場合には、1月1日になりますので、前年の9月末日までに申請書を提出しなければならないこととなります。

しかし、年の途中で事業を開始した個人事業主における「国税関係帳簿の備付けを開始する日」とは課税期間の中途の日ですから、原則的には、事業開始の3月前までに申請書を提出しなければなりませんが、これはあまり現実的ではないことから、例えば、7月に業務を開始して、8月中に申請書を提出すれば、12月までに帳簿の備付けを始め、電磁的記録による保存等を行えば、その業務開始の年から電磁的記録等による保存等を行うことができることとなります。

これが例えば、10月に業務を開始し、12月に承認申請書を提出して翌年の2月に電子帳簿保存の備付けを開始すれば、10月の年分の確定申告においても65万円控除が適用できることとなります。

また、令和2年に限っては、令和2年9月30日までに、承認申請書を提出し、同年中に承認を受けて、同年12月31日までの間に、仕訳帳及び総勘定元帳の電磁的記録による備付け及び保存を行うことで、65万円の青色申告特別控除を受けることができることとなっています。

65万円の青色申告特別控除を使うための実務的な運用は？

実務的な運用としては、これから事業を開始し、会計ソフト等を用いて会計帳簿を作成しようという方は、開業後2月以内に、開業届、青色申告承認申請書、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」マル帳簿を提出して、それから5月以内に会計ソフト等を用いて記帳を始めれば、その年から電磁的記録による保存等ができるということになります。

また、継続的な個人事業者又は不動産所得の事業的規模の方は、令和2年9月30日までに承認申請書を提出し、12月31日までに会計ソフトを導入し、記帳を開始すれば例年通り65万円控除の適用が受けられるということになります。