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新型コロナウイルス感染拡大防止下における定時株主総会の開催について

一部地域ではありますが、政府より今日(4月7日)夕方にも緊急事態宣言が発令される予定となっており、新型コロナウイルス感染拡大防止へのさらなる取り組み迫られる中、定時株主総会についてどのような運営をしたらよいのでしょうか。

定時株主総会の開催に時期については、法務省より、定時株主総会の開催時期に関する定款の定めがある場合でも、通常、天災その他の事由によりその時期に定時株主総会を開催できない状況が生じたときにまで開催することを要求する趣旨ではない、できない状況が解消された後合理的な期間内に開催すれば足りるといった見解が示されています。

ちなみに、会社法は、株式会社の定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に招集しなければならないと規定していますが、事業年度の終了後3か月以内に開催することを求めているわけではありません。

また、会社法においては、株主は、株主総会に出席しないで、書面又は電磁的方法により議決権を行使することも認める旨定めています。

書面による議決権の行使とは、株主自身が総会に出席することなく、議決権を行使できる手段で、株主総会招集通知に株主総会の招集決定事項として書面による議決権の行使ができる旨を記載して行われます。

さらに、電磁的方法による議決権の行使とは、株主総会に出席できない株主が。総会に先立ち議案に対する賛否を電磁的方法により表示し、議決権を行使する手段をいい、例えば、インターネットを通じて電子メールを送信する方法、ウエブサイトに情報を提示してこれをダウンロードする方法などが考えられます。

株主総会の運営については、経済産業省及び法務省から「株主総会運営に係るQ&A」として提示されていますが、株主総会出席を控えることの呼びかけ、会場への入場できる人数制限や事前登録制、感染が疑われる株主への入場制限や退場、時間短縮などの措置も一定の配慮をもって可能との見解が示されています。

また、国税庁より発表された「国税における新型コロナウイルス感染拡大防止への対応と申告や納税などの当面の税務上の取扱いに関するFAQ」においては、期限の個別延長が認められるやむを得ない理由として、感染症の拡大防止のため多数の株主を招集させないよう定時株主総会の開催時期を遅らせるといった緊急措置が講じられたことが例示されています。

緊急事態宣言下における株主総会開催についてご参考にしていただければと思います。